Kaj morate v službi urediti pred dopustom?

Na dopustu boste uživali le, če boste lahko popolnoma pozabili na vsakdanje obveznosti, predvsem na službene naloge. Zato izkoristite tedne pred začetkom dopusta in poskrbite, da bo v času vaše odsotnosti vse teklo brezhibno. V pomoč so vam lahko spodnji štirje nasveti:

Določite sodelavca, ki vas bo nadomeščal, ter mu napišite seznam nalog

Zagotovo obstajajo opravila, ki ne morejo počakati na dan vaše vrnitve. Če boste začeli seznam pripravljati zadnji dan, boste hitro na kaj pozabili. Zato kak mesec dni prej začnite pripravljati seznam opravil, ki morajo biti urejena v času vaše odsotnosti.

Določite tudi sodelavca, ki vas bo nadomeščal. Če sodelavec vašega dela ne pozna, za vsako opravilo dopišite podrobnejša navodila. Še bolje pa je, da nepoznane naloge vsaj enkrat uredita skupaj.

Prepričajte se, da ima sodelavec vse potrebne dostope (gesla) do aplikacij, ki jih bo potreboval.

Obvestite pomembne poslovne partnerje

O odsotnosti pravočasno obvestite poslovne partnerje, s katerimi ste redno v kontaktu. Pošljite kratko sporočilo, ki vsebuje:

• čas trajanja vaše odsotnosti,
• informacijo o tem, ali boste kljub dopustu pregledovali svoj službeni e-mail (ter kako pogosto),
• kontaktne podatke osebe, ki vas bo nadomeščala.

Tako se bodo lahko vaši partnerji že vnaprej prilagodili in se na nadomestnega sodelavca obračali le v nujnih primerih.

Dodajte sporočilo o odsotnosti

Pred dopustom morate na svojem službenem e-mailu nastaviti sporočilo o odsotnosti. To je sporočilo, ki je avtomatično poslano vsem, ki vam v času odsotnosti pošljejo e-mail.

Sporočilo o odsotnosti naj vsebuje:

• čas vaše odsotnosti,
• kontakt osebe, ki vas nadomešča,
• datum, ko se vrnete in boste odgovorili na sporočila.

Primer sporočila o odsotnosti:

Spoštovani,

v času od 1.8. do 15.8. sem odsotna. E-mail sporočila bom ponovno pregledovala od 17.8. dalje.

V času moje odsotnosti se prosim obrnite na sodelavko Marijo Novak, marija.novak@obvladaj.net, 01 123 4567.

Lep pozdrav,

Počistite svoj delovni prostor

Zadnji dan pred dopustom je idealen, da počistite mizo in računalnik.

Spraznite mizo in stran vrzite vse, česar ne potrebujete več. Pobrišite mizo, ekran, računalnik in vse priporočke, ki jih redno uporabljate. Uredite neurejene papirje. Počistite in organizirajte dokumente na svojem računalniku, sploh na namizju.

Zadnji dnevi pred dopustom so odlična priložnost, da uredite svoj delovni prostor in dokončate naloge, ki ste jih mesece prelagali v prihodnost. Za kar si boste zagotovo hvaležni, ko se – ponavadi ne najboljše volje – vrnete v službo.

Želim vam lepo in brezskrbno poletje!